Dịp cuối năm đã về. Bạn đang tìm kiếm những ý tưởng hay dịch vụ tổ chức Year End Party độc đáo, chuyên nghiệp với mức giá cả hợp lý cho công ty mình. Hãy cùng tìm hiểu về dịch vụ tổ chức Year End Party  của Công Ty TNHH Du Lịch Và Sự Kiện Vĩnh Phát nhé

1.Year End Party là gì?

Year end Party (YEP) hay còn được gọi là tiệc tất niên. Đây là sự kiện thường niên vào dịp cuối năm mà doanh nghiệp, cơ quan đoàn thể thường tổ chức. Sự kiện này giúp doanh nghiệp nhìn lại kết quả hoạt động trong một năm. Ngoài ra còn tri ân đến những nhân viên, cá nhân có thành tích tốt. Vinh danh những sự đóng góp, xây dựng và đồng hành với doanh nghiệp. Đây cũng là dịp để mọi nhân viên trong công ty tụ tập, giao lưu gắn kết. Do đó, sự kiện này ngày càng được coi trọng và đã dần trở thành một hoạt động không thể thiếu. Nó gắn liền với các tổ chức, doanh nghiệp ngày nay.

2. Ý nghĩa của Year End Party

Ý nghĩa của Year End Party như một lời cảm ơn chân thành mà doanh nghiệp muốn gửi tới các đối tác và nhân viên trong công ty. Là cơ hội để mọi người chia sẻ với nhau nhiều về chuyện nghề, những câu chuyện về cuộc sống. Từ đó giúp mọi người xích lại gần nhau hơn. Đoàn kết và tạo nên một doanh nghiệp vững mạnh khi có những con người đồng lòng và thấu hiểu lẫn nhau.

3. Mục đích của Year End Party

Tùy vào mục đích muốn truyền tải mà Year End Party sẽ mang lại những tầng ý nghĩa khác nhau. Có thể tóm tắt chung như sau:

3.1 Tổng kết lại quá trình hoạt động sau một năm và tạo động lực cho năm mới

Là bữa tiệc cuối năm nên mục đích chính tổ chức là để tổng kết lại các hoạt động. Thông qua việc cùng nhau nhìn lại chặng đường với những thành tích mà công ty đã đạt được. Những khuyết điểm mà công ty gặp phải trong một năm qua.

Year End Party cũng là dịp để Ban lãnh đạo cùng các thành viên quây quần, chia sẻ và nhìn nhận những vấn đề trong năm qua. Cùng nhau rút ra bài học quý giá. Cùng ăn mừng cho những thành tích và bước nhảy mà doanh nghiệp đã đạt được.  Không khí thường vui vẻ, không nặng nề, không áp lực. Từ đó giúp mọi người có sự thoải mái đóng góp, dễ dàng tiếp thu ý kiến một cách vui vẻ, tạo sự thống nhất chúng. Qua đó cũng góp phần tiếp thêm động lực trong những hành trình tiếp theo. Tạo đà giúp doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn nữa trong tương lai.

3.2 Thể hiện sự cảm kích của doanh nghiệp với nhân viên và đối tác khách hàng

Trong quá trình tổng kết, các doanh nghiệp cũng sẽ nhìn lại những thành tích và chặng đường của từng cá nhân, các phòng ban tiêu biểu. Những đóng góp trong suốt một năm vừa qua. Họ chính là một trong những nhân tố tạo nên thành công cho mỗi công ty. Do đó, buổi tiệc Year end Party sẽ có những thời khắc quan trọng để tri ân và cảm ơn các thành viên. Khích lệ tinh thần và động lực làm việc, khuyến khích họ tiếp tục phát triển và gắn bó nhiều hơn, lâu dài hơn với doanh nghiệp.

Ngoài ra, sự kiện cũng là dịp để doanh nghiệp gửi những lời tri ân sâu sắc nhất tới các đối tác. Các khách hàng đã cùng đồng hành với công ty trong thời gian qua. Điều này sẽ tạo ra những giây phút lắng đọng và ý nghĩa đối với tất cả những người tham dự buổi tiệc.

3.3 Gắn kết các thành viên

Với không khí sôi động và hào hứng, buổi tiệc cuối năm. Giúp mang lại khoảng thời gian vui vẻ và thư giãn cho người tham dự. Các thành viên trong doanh nghiệp sẽ có cơ hội được giao lưu, chia sẻ. Từ đó trao đổi nhiều hơn về cuộc sống và suy nghĩ của mình một cách chân thật và lắng đọng nhất. Cũng từ đó họ, có thể thấu hiểu và đoàn kết với nhau hơn.

Chính vì vậy, sự kiện sẽ giúp tạo nên sự gắn kết vững mạnh trong toàn thể doanh nghiệp. Tăng sự thấu hiểu và nâng cao tinh thần teamwork. Đây cũng là một trong những lý do quan trọng nhất khi các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức Year end Party.

3.4 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Year end Party không chỉ đơn thuần là một bữa tiệc tụ tập và ăn mừng. Sự kiện còn giúp xây dựng hình ảnh và văn hóa doanh nghiệp. Từ đó củng cố mạnh mẽ hỉnh ảnh trong lòng công chúng cũng như nội bộ doanh nghiệp. Những ý tưởng, concept, phong cách tổ chức đều thể hiện cho tính cách và hình ảnh thương hiệu mà doanh nghiệp muốn xây dựng. Đặc biệt, các hoạt động có sự tham gia nhiệt tình của các thành viên nội bộ. Từ đó cũng góp phần nâng cao văn hóa doanh nghiệp và lòng tự hào của nhân viên đối với công ty.

4. Kế hoạch tổ chức Year End Party

Như các bạn đã biết, sự kiện nào phải có kế hoạch và chuẩn bị. Khâu chuẩn bị chiếm tới đa phần quyết định xem sự kiện đó có thành công hay thất bại. Một bữa tiệc tất niên cuối năm sẽ trở nên hoàn hảo nếu có sự chuẩn bị chu đáo, kĩ lưỡng.

4.1. Lựa chọn chủ đề (Concept)

Đây là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát các ý tưởng, nội dung chương trình sẽ diễn ra. Đây cũng là cơ sở để xây dựng chương trình, chứa đựng đầy đủ các yêu cầu cơ bản và mục đích của sự kiện.

Thông thường, việc lựa chọn chủ đề sẽ dựa vào đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp. Các chủ đề thường mang tính hình tượng hóa, gắn với 1 hình ảnh, màu sắc của doanh nghiệp, thông điệp… Từ đó khi nói về chủ đề của sự kiện, khán giả có thể hình dung ra ngay các màu sắc, hình ảnh trong bữa tiệc.

4.2. Lên ý tưởng (Idea)

Ý tưởng luôn được hình thành và cấu tạo từ chủ đề (concept) mà chúng ta đã nói ở trên. Vì vậy, để có những ý tưởng độc đáo trong chương trình, cần phải có 1 chủ đề xuyên suốt bữa tiệc. Ý tưởng cần phải độc đáo, nhưng vẫn phải phù hợp với thực tế, ngân sách để có thể thực hiện chúng.

Ý tưởng chương trình sẽ bao quát toàn bộ về hình thức và nội dung chương trìn chương trình. Cụ thể sẽ là hình thức sẽ theo Concept gồm cách trang trí bữa tiệc. Tuân thủ theo concept, từ bàn ăn tới khu vực chụp hình, sân khấu… Nội dung chương trình gồm Agenda chương trình, kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Các cách thức làm nghi lễ, các hoạt động văn nghệ diễn ra theo conecpt…

Ngoài ra khi làm Year End Party Cần lưu ý mọi phương án rủi ro và biện pháp an toàn, kế hoạch backup trong chương trình.

4.3. Lên danh sách khách mời cho Year End Party

Bạn nên có số lượng tương đối đến chính xác để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch liên hoan cuối năm. Nó sẽ ảnh hưởng nhiều đến việc lựa chọn được địa điểm phù hợp và đảm bảo ngân sách chuẩn bị.

Doanh nghiệp nên lập ra danh sách để thống nhất số lượng, cơ cấu khách mời tham dự. Từ đó giúp BTC giám sát và kiểm tra được số lượng, khách mời. Năm bắt được số lượng, khách mời ưu tiên trong sự kiện ( đối tác, khách hàng,…), khách mời dự bị và khách mời là cơ quan truyền thông ( nếu có)

Cần đảm bảo những thông tin cơ bản như sau:

• Họ tên của khách mời.
• Chức danh/ đơn vị công tác.
• Địa chỉ
• Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, website.
• Những điểm cần lưu ý ( nếu có )

4.4. Thời gian và địa điểm tổ chức Year End Party cho doanh nghiệp

• Thời gian:

Về thời gian, cần cân đối để lựa chọn ngày mà đa số các khách mời đều có thể tham dự. Nên lựa chọn khung giờ phù hợp và nên chọn tổ chức vào ngày cuối tuần.

Đây là thời điểm cuối năm, khoảng thời gian diễn ra sự kiện nên kéo dài vào tầm 120 phút. Thường các doanh nghiệp sẽ làm vào khung giờ 18h – 20h tuỳ theo kế hoạch đã chuẩn bị. Thời gian sự kiện quá ngắn rất khó đạt được mục tiêu đề ra của buổi lễ. Còn nếu chương trình quá dài thì sẽ gây nhàm chán và mệt mỏi.

• Địa điểm:

Phụ thuộc theo không gian tổ chức và số lượng người tham dự mà ta có thể chia địa điểm tổ chức Year End Party thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát ngoài trời, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa,..).

Tiêu chí lựa chọn:

• Địa điểm dễ tìm, không quá xa trung tâm.
• Bố cục, không gian phù hợp, thích hợp với các kế hoạch chuẩn bị.
• Khu vực sân khấu rộng rãi, có trần nhà cao, đảm bảo các hoạt động diễn ra.
• Địa điểm đáp ứng được quy mô khách đã hoạch định.
• Có bãi đổ xe rộng rãi.

 4.5 Kịch bản chương trình

Để có một kế hoạch tổ chứcchức liên hoan cuối năm thật ấn tượng và ý nghĩa thì công đoạn lên kịch bản cho Year End Party là rất cần thiết. Nó được xem là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Một kịch bản sự kiện Year end Party chi tiết gồm những tiết mục, thời gian thực hiện từng tiết mục, nhân sự, trang thiết bị, đồ dùng cho tiết mục đó… Ngoài ra cẩn chuẩn bị các phương án hậu cần và backup cho planing a year end party

Từ đó giúp đội ngũ nhân viên và ban tổ chức có thể kiểm soát được thời lượng của chương trình. Góp phần giúp cho tiến trình của sự kiện được diễn ra một cách chặt chẽ và thống nhất một cách triệt để.

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Truyền thông Công Ty TNHH Du Lịch Và Sự Kiện Vĩnh Phát

Công Ty TNHH Du Lịch Và Sự Kiện Vĩnh Phát là một trong số ít những công ty vừa tổ chức sự kiện, event vừa tổ chức các hoạt động activation. Công Ty TNHH Du Lịch Và Sự Kiện Vĩnh Phát đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, đã tổ chức nhiều sự kiện cho các nhãn hàng lớn: Nestlé, Anh văn hội Việt – Mỹ (VUS), Viettin Bank, ACECOOK, P&G,…

Đội ngũ nhân viên của Công Ty TNHH Du Lịch Và Sự Kiện Vĩnh Phát đều được đào tạo một cách bài bản về chuyên môn, nghiệp vụ. Đồng thời, trước mỗi chương trình đều được đào tạo về sản phẩm, dịch vụ của khách hàng để có thể tổ chức chương event tốt hơn.

Công ty tổ chức event chuyên nghiệp Công Ty TNHH Du Lịch Và Sự Kiện Vĩnh Phát luôn là địa điểm đáng tin cậy để quý khách hàng giao phó tổ chức nhiều sự kiện bất kể quy mô lớn nhỏ.