Cho thuê thiết bị sự kiện

1. Cho thuê thiết bị sự kiện hội nghị là gì?

Cho thuê thiết bị sự kiện là một dịch vụ cung cấp các trang thiết bị, công cụ, vật dụng giúp người tổ chức thể thực hiện hoá những ý tưởng, tổ chức chương trình một cách thành công và chuyên nghiệp nhất. Thiết bị sự kiện bao gồm nhiều loại thiết bị chủ lực như: âm thanh – ánh sáng, màn hình LED, hệ thống sân khấu, bàn ghế, nhà bạt, không gian trang trí….

Tùy vào tính chất, quy mô của mỗi chương trình sự kiện mà chúng ta sẽ cần sử dụng số lượng thiết bị nhiều hay ít để đảm bảo thuận lợi và linh hoạt trong mọi công đoạn tiến hành. Đồng thời chương trình diễn ra đạt hiệu quả tốt.

2. Các thiết bị cần phải có trong khi tổ chức sự kiện

Tùy thuộc vào quy mô của từng sự kiện và tài chính của mỗi đơn vị, doanh nghiệp từ đó sẽ xác định và lựa chọn được những thiết bị, vật dụng thực sự cần thiết để tổ chức. Tuy nhiên, dù là bất kỳ sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ thì cũng đều cần phải có những thiết bị sau đây:

2.1. Thiết bị âm thanh – ánh sáng

Để sự kiện thêm phần chuyên nghiệp, sống động thì âm thanh ánh sáng là thiết bị không thể thiếu. Tùy vào không gian, quy mô tổ chức và số lượng người tham dự sự kiện mà khách hàng có thể lựa chọn thuê gói âm thanh – ánh sáng phù hợp. Thông thường, thiết bị âm thanh – ánh sáng bao gồm: hệ thống loa, bàn điều chỉnh kỹ thuật, micro, đèn Led biểu diễn, đèn sân khấu, beam moving, đèn follow và hệ thống thiết bị đi kèm.

2.2. Nhà bạt, nhà không gian

Với những sự kiện tổ chức ngoài trời vào ban ngày mà có lượng khách tham dự lớn thì lựa chọn thuê nhà bạt, nhà không gian chính là ý tưởng tuyệt vời để không bị ảnh hưởng bởi thời tiết, che được nắng mưa và giúp không gian sự kiện chuyên nghiệp hơn. Với những sự kiện nhỏ hơn, các bạn cũng có thể chọn ô dù tán rộng. Tùy theo yêu cầu của đơn vị tổ chức và mặt bằng, địa điểm lắp đặt mà mỗi công ty cho thuê thiết bị sự kiện sẽ tư vấn loại nhà bạt có chiều ngang, chiều cao phù hợp với không gian sự kiện cần sử dụng.

2.3. Bàn ghế tổ chức sự kiện

Các sự kiện hiện nay đều đề cao tính thẩm mỹ, sự chuyên nghiệp vậy nên những mẫu bàn ghế đều được bọc áo, nơ có màu chủ đạo giống với sự kiện. Một số mẫu ghế sự kiện mà khách hàng có thể tham khảo hiện nay là ghế banquet, xuân hoà, bar, tiffany,….với nhiều màu sắc khác nhau. Còn về bàn, tuỳ tính chất của sự kiện mà khách hàng có thể chọn bàn chữ nhật đi cùng với ghế như các buổi hội nghị, hội thảo, lễ khai trương hướng về sân khấu. Với những sự kiện có tiệc đi kèm thì nên sử dụng bàn tròn để dễ dàng phục vụ đồ ăn và mang đến không gian ấm cúng hơn.

2.4. Backdrop sự kiện

Backdrop sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp, công ty tổ chức có thể truyền tải thông tin, thông điệp tới khách hàng, công chúng một cách chân thực nhất. Backdrop thường được in trên chất liệu Hiflex, chống xuyên sáng cùng khung sắt để đảm bảo sự vững chắc và an toàn cho sự kiện ngoài trời, trong nhà.

2.5. Hệ thống sân khấu

Sân khấu là khu vực trung tâm diễn ra các hoạt động của chương trình, nơi mà các đối tác và khách mời hướng về. Do vậy, khu vực này cần được lắp đặt chỉnh chu nhất để cho thấy sự chuyên nghiệp của đơn vị và sự trang trọng của buổi lễ, sự kiện. Ngoài phần sân khấu hiện đại thì cần trang trí thêm thảm, rèm che, logo, hình ảnh thương hiệu… giúp tăng thêm yếu tố thẩm mỹ.

2.6. Những trang thiết bị trong khu vực tiệc

Những trang thiết bị khu vực tiệc cũng là một phần không thể thiếu khi tổ chức các buổi sự kiện. Thiết bị khu vực này thường gồm những dụng cụ dùng để ăn uống như ly rượu vang, ly highball, chén, dao, nĩa, bàn Cocktail, bàn chữ nhật, bàn tròn để đồ, các loại ghế chuyên dụng …

Những vật dụng có công năng để phục vụ cho những buổi tiệc Gala Dinner, tất niên, tiệc cưới,… Đối với các trang thiết bị khu vực tiệc này cũng rất nhiều loại chuyên dụng dành cho nhiều đối tượng khác nhau. Tuy nhiên, các bạn phải thật chú ý về số người tham dự sự kiện để tính toán số vật dụng cần thiết để phục vụ tốt nhất cho chương trình.

2.7. Màn hình LED

Màn hình LED thường nằm ở vị trí trung tâm của sân khấu và là nơi truyền tải những thông điệp, xúc cảm, mong muốn của doanh nghiệp thông qua hệ thống hình ảnh, video clip đến các đối tác và khách hàng. Chính vì vậy, mỗi đơn vị hãy chú ý lựa chọn màn hình có ứng dụng cùng những công nghệ hiện đại, độ phân giải tốt và có kích cỡ phù hợp với quy mô tổ chức để khách mời có thể thưởng thức sự kiện một cách trọn vẹn.

3. Tại sao cần dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện?

Đối với các hội nghị, sự kiện thì việc thuê trang thiết bị đi kèm là một phần không thể thiếu để tạo nên sự thành công, chuyên nghiệp. Trong đó hệ thống âm thanh ánh sáng đóng vai trò quan trọng giúp buổi lễ thêm phần hiện đại, mọi việc tiến hành thuận lợi và truyền tải được thông tin đến tất cả khách mời tham dự.

Đặc biệt, trong trường hợp doanh nghiệp, cơ quan tổ chức không có đủ thiết bị cho sự kiện của mình. Hoặc sử dụng thiết bị kém chất lượng, không đủ công suất còn có thể gây ra những vấn đề không mong muốn. Sự kiện có thể sẽ gặp phải nhiều vấn đề khi đang thực hiện, gây ra những sự bất tiện cho cả khách mời tham dự và người thực hiện chương trình.

Khi sử dụng dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện từ công ty uy tín, đơn vị tổ chức sẽ được cung cấp đầy đủ mọi trang bị cần thiết, lắp đặt hoàn chỉnh, đáp ứng đủ công suất và công năng hoạt động. Hơn nữa hệ thống thiết bị còn đảm bảo sự đồng bộ, vận hành ổn định và mang lại tính thẩm mỹ cho sự kiện.

4. Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện

Việc sử dụng dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện có nhiều lợi ích quan trọng mà các bạn nên xem xét khi tổ chức một sự kiện. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của việc thuê thiết bị sự kiện:

• Tiết kiệm chi phí: thuê thiết bị sự kiện giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể so với việc mua mới. Đơn vị sẽ không phải mất tiền mua thiết bị, cũng như các chi phí bảo trì, sửa chữa và bảo quản thiết bị.

• Đảm bảo chất lượng: khi có nhu cầu thuê thiết bị, các đơn vị cung cấp thiết bị cho thuê thường mang đến cho bạn những sản phẩm chất lượng và đảm bảo chúng hoạt động tốt nhất. Điều này giúp bạn tránh được những sự cố đáng tiếc có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện.

• Linh hoạt lựa chọn thiết bị sự kiện phù hợp với nhu cầu của mình. Cùng với đó, bạn cũng có thể dễ dàng thay đổi thiết bị.

• Tiết kiệm thời gian: Thuế thiết bị sự kiện giúp bạn tiết kiệm thời gian khi chuẩn bị tổ chức sự kiện. Bạn không phải mất thời gian để mua thiết bị mới, sửa chữa thiết bị cũ. Thay vào đó, có thể tập trung vào việc tổ chức một sự kiện thành công.

• Hạn chế gặp rủi ro về các sự cố kỹ thuật. Khi thuê thuê thiết bị sự kiện, nhà cung cấp thiết bị sẽ giải quyết vấn đề này cho bạn.

• Tăng giá trị và tính chuyên nghiệp cho sự kiện: Các thiết bị đẹp, hoạ tiết nổi bật sẽ dễ thu hút sự chú ý của khách mời. Một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp và hoành tráng sẽ gây ấn tượng mạnh mẽ.

5. Ưu điểm và nhược điểm khi thuê thiết bị tổ chức sự kiện

Hệ thống trang thiết bị, dụng cụ sẽ rất cần thiết cho các sự kiện từ quy mô nhỏ cho đến lớn. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì việc thuê thiết bị bên ngoài cũng có một số hạn chế mà chúng ta cần nhận biết rõ như sau:

5.1. Ưu điểm khi thuê thiết bị tổ chức sự kiện

• Chương trình sẽ được trang bị những trang thiết bị phục vụ cho sự kiện mới và hiện đại nhất, công năng cao.

• Khách hàng sẽ được tư vấn kỹ càng đối với từng loại thiết bị, các trường hợp cần sử dụng để đem lại hiệu quả sử dụng tối ưu nhất.

• Chất lượng của các trang thiết bị tổ chức sự kiện luôn đạt kết quả cao.

• Dịch vụ cho thuê cung cấp đa dạng các dòng thiết bị sự kiện, phục vụ được mọi nhu cầu của khách hàng hiện nay.

• Thuê thiết bị sự kiện sẽ luôn có đội ngũ nhân viên, kỹ thuật đi kèm trước, trong sự kiện để kịp thời có thể xử lý và hỗ trợ khi có sự cố xảy ra, vận hành cùng với ban tổ chức sự kiện.

• Giá thành cho thuê thiết bị sự kiện hợp lý, cạnh tranh.

5.2. Hạn chế thuê thiết bị tổ chức sự kiện

Bên cạnh những mặt ưu điểm, chúng tôi cũng đã tổng hợp lại một số hạn chế, khi thuê thiết bị sự kiện, bạn cần tránh:

• Cần đặt trước thiết bị sự kiện để đảm bảo rằng bạn có đủ thiết bị cho sự kiện của mình. Tốt nhất, hãy đặt trước ít nhất 2-3 tuần trước khi sự kiện diễn ra.

• Kiểm tra chất lượng của từng thiết bị khi thuê, điều này sẽ giúp bạn tránh các sự cố không mong muốn có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

• Đối với chương trình quy mô lớn thì chi phí thuê thiết bị bên ngoài khá cao. Bởi vậy các đơn vị doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ yếu tố tài chính trước khi đưa ra quyết định.

6. Quy trình thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp

Để có thể thuê được thiết bị sự kiện chuyên nghiệp theo mong muốn, đảm bảo cho sự kiện được tổ chức thành công và ấn tượng nhất. Chúng ta cần nắm rõ quy trình dịch vụ để chủ động trong tiến độ công việc.

Bước 1: Tìm nhà cung cấp cho thuê thiết bị sự kiện

Trước tiên, chúng ta cần tìm kiếm nhà cung cấp thiết bị sự kiện uy tín, chuyên nghiệp. Các đơn vị, doanh nghiệp có thể tìm trực tuyến hoặc thông qua các đối tác, mối quan hệ bạn bè để lựa chọn đơn vị uy tín, đáp ứng nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng hệ thống trang thiết bị cho thuê.

Bước 2: Xác định cụ thể các thiết bị sự kiện cần thiết

Lên danh sách các thiết bị cần thiết cho sự kiện. Điều này giúp bạn hạn chế được vấn đề sử dụng thừa hoặc thiếu trong quá trình tổ chức. Nếu lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói thì khách hàng sẽ được hỗ trợ hoàn toàn trong việc tính toán số lượng, lựa chọn loại thiết bị, lắp đặt…

Bước 3: Đánh giá và so sánh giá dịch vụ

Khi đã xác định được những thiết bị cần thiết cho sự kiện. Bạn cần đánh giá và so sánh giá của đơn vị cung cấp khác nhau. Hãy đảm bảo lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp và có giá thành hợp lý nhất với ngân sách đầu tư. Tránh việc thuê dịch vụ kém chất lượng với mức giá cao.

Bước 4: Thuê thiết bị sự kiện và ký hợp đồng

Sau khi đã quyết định lựa chọn nhà cung cấp, bạn cần liên hệ, đàm phán về giá cả, điều kiện thuê và thời gian thuê. Khi mọi điều khoản đã thống nhất thì tiến hành ký kết hợp đồng, đặt cọc phí cho bên công ty tổ chức sự kiện.

Bước 5: Thanh toán hợp đồng

Sau khi lắp đặt hệ thống thiết bị sự kiện và chương trình diễn ra thành công, đơn vị cho thuê sẽ đến tận nơi để tháo dỡ thiết bị, dụng cụ và dọn dẹp mặt bằng sạch sẽ. Đồng thời, doanh nghiệp, cơ quan tổ chức thuê dịch vụ sẽ phải trả phần chi phí còn lại để thanh lý hợp động đã ký kết.

7. Báo giá dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện trọn gói

Trên thị trường hiện nay, Senxanh Event được biết đến là một đơn vị cung cấp dịch vụ thiết bị sự kiện chuyên nghiệp có tiếng tại khu vực Miền Bắc. Dưới đây, chúng tôi sẽ gửi đến khách hàng bảng báo giá dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói, giúp bạn đưa ra sự lựa chọn nhanh chóng nhé.

7.1. Hạng mục những thiết bị âm thanh – ánh sáng

Tùy theo số lượng khách tham gia chương trình sự kiện cũng như yêu cầu về độ chuyên nghiệp thì Senxanh Event sẽ báo giá riêng từng gói thiết bị cho quý khách tham khảo. Về cơ bản, có 6 gói thiết bị âm thanh ánh sáng sau:

• Gói thiết bị âm thanh cơ bản giá 1.7 triệu đồng phục vụ từ 50-100 khách.

• Gói thiết bị âm thanh ánh sáng phổ thông giá 4 triệu đồng phục vụ từ 100-150 khách.

• Gói thiết bị âm thanh ánh sáng bán chuyên nghiệp giá 6 triệu đồng phục vụ từ 100-200 khách.

• Gói thiết bị âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp giá 10 triệu đồng phục vụ từ 200-400 khách.

• Gói thiết bị âm thanh ánh sáng cao cấp giá 16 triệu đồng phục vụ từ 400-600 khách.

• Gói thiết bị âm thanh ánh sáng kim cương giá 26 triệu đồng phục vụ từ 700-1200 khách.

7.2. Hạng mục thiết bị sân khấu, Backdrop

• Sân khấu, bục sân khấu, thảm trải sàn có giá khoảng từ 120.000 – 150.000 đồng/m2.

• Hiệu ứng sân khấu, bao gồm các hệ thống pháo phục vụ chương trình giá khoảng từ 1.000.000 đồng/gói.

• Bục phát biểu, gỗ vuông kèm lẵng hoa trên bục giá khoảng từ 350.000 – 800.000 đồng/bộ.

• Backdrop sử dụng bạt hiflex chống xuyên sáng, gia cố khung xương sắt chi phí khoảng từ 100.000 – 150.000 đồng/m2

• Máy khói CO2 tạo hiệu ứng sân khấu giá khoảng 1.500.000 đồng/cái

• Màn sao để quây và che toàn bộ khu vực sân khấu, cánh gà giá khoảng 100.000 – 120.000 đồng/m2

7.3. Thiết bị trình chiếu cho sự kiện

• Màn hình LED có rất nhiều loại với kích thước và tính năng khác nhau. Thiết bị này có giá thuê khoảng 800.000 – 1.000.000 đồng/m2.

• Hệ thống máy chiếu sử dụng cho sân khấu giá thuê khoảng 1.000.000 -1.800.000 đồng/bộ.

• Tivi có giá thuê khoảng 500.000 – 1.500.000 đồng/chiếc.

7.4. Nhà dù, nhà bạt

Nhà dù, nhà bạt là phụ kiện cần thiết để xây dựng nên không gian sự kiện mát mẻ, tránh nắng mưa và tác động của thời tiết. Nó giúp khách mời tham dự có chỗ thoáng mát, rộng rãi để thưởng thức chương trình diễn ra. Chi phí thuê nhà dù, nhà bạt được tính như sau:

• Nhà bạt inox, nhà giàn khung inox cao cấp có giá thuê khoảng 60.000 – 90.000 đồng/m2.

• Nhà bạt trắng Singapore, chất liệu khung xương cột thép mạ kẽm giá khoảng 50.000 – 80.000 đồng/m2.

• Nhà dù có giá thuê khoảng 3.000.000 – 7.000.000 đồng/bộ.

7.5. Bàn ghế phục vụ sự kiện

• Bàn tròn phủ khăn trắng hoặc khăn theo màu doanh nghiệp có giá khoảng 120.000 – 250.000 đồng/cái

• Bàn cocktail phủ khăn và đeo nơ theo màu doanh nghiệp có giá khoảng 80.000 – 130.000 đồng/cái.

• Bàn IBM phủ khăn theo màu doanh nghiệp giá thuê khoảng 120.000 – 150.000 đồng/cái.

• Ghế banquet đeo nơ theo màu doanh nghiệp có giá khoảng 25.000 – 35.000 đồng/cái.

7.6. Hạng mục thiết bị phụ kiện

Bên cạnh hệ thống thiết bị âm thanh, sáng sáng, bàn ghế, sân khấu, nhà bạt… thì trong sự kiện còn cần sử dụng nhiều loại phụ kiện khác để tăng sự trang trọng và chuyên nghiệp cho chương trình. Trong đó chúng ta có thể liệt kê một số sản phẩm với mức giá như sau:

• Hashtag cầm tay giá khoảng 80.000 – 100.000 đồng/cái.

• Standee chữ X giá khoảng 250.000 – 350.000 đồng/bộ.

• Thảm đỏ là phẳng, 100% mới giá khoảng 30.000 đồng/m2.

• Cổng chào giá khoảng 2.500.000 – 8.000.000 đồng/gói.

• Ô lệch tâm che nắng che mưa có giá khoảng 500.000 đồng/cái.

• Bộ dụng cụ cắt băng khai trương, khánh thành giá khoảng 800.000 – 1.000.000 đồng/bộ.

• Bóng bay trang trí giá khoảng 1.000.000 – 1.500.000 đồng/gói.

• Bóng jumbo dán logo và tên công ty giá khoảng 500.000 đồng/quả…

Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện trọn gói thì hãy liên hệ ngay với Senxanh Event để qua hotline 0974468391 được tư vấn nhanh nhất. Chúng tôi hỗ trợ 24/7 và luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.